SEP: System Ewidencji Pracy
dla IP BOX i KUP 50%
IP BOX – Uniwersalne Narzędzie do Ewidencji
Pracy Zdalnej i Stacjonarnej
System Ewidencji Pracy (SEP) jest systemem informatycznym, który jednocześnie może służyć kilku zadaniom, takim jak ewidencja IP BOX i zarządzanie zadaniami projektowymi. Jego funkcjonalność pozwala na kompleksowe zarządzanie pracą zarówno w formacie zdalnym, jak i stacjonarnym, co jest kluczowe w nowoczesnych modelach biznesowych.
- ewidencji czynności wykonywanych przez pracowników bezpośrednich i współpracujących
- umożliwia skorzystanie z preferencyjnego opodatkowania CIT zwane ulgą IP Box dla prac kwalifikowanych z tytułu posiadania przez nie praw własności intelektualnych i sprzedawanych w formie różnego rodzaju licencji
- umożliwia skorzystanie z preferencyjnego opodatkowania PIT dla pracowników z tytułu prowadzenia prac, co do których przysługuje 50-procentowy koszt uzyskania przychodu (ulga KUP50%). Dotyczy to wyłącznie prac (utworów, dzieł itp.) kwalifikowanych z tytułu posiadania przez nie praw własności intelektualnych
- ocenie pracochłonności realizowanych prac poprzez liczne pola pozwalające opisać te prace
- przydzielania prac do danego projektu i zakontraktowanego czasu, który jest wyznaczony na ich wykonanie
- zarządzania realizowanymi pracami z poziomu kierowników działów i projektów, w sposób przejrzysty i usystematyzowany, przez co znacznie ułatwia im organizacje prac i nadzór nad pracownikami, a w efekcie pozwala prowadzić działalność w bardziej świadomy sposób i ograniczyć koszty pracownicze
- bieżącej kontroli przebiegu wykonywanych prac w formacie pracy zdalnej i stacjonarnej poprzez elektroniczny system ewidencji pracy zdalnej,
- jest przygotowany na integrację z system kadrowo-płacowym oraz finansowo-księgowym
- archiwizacji prac – w sposób uporządkowany i chronologiczny – na potrzeby dalszego ich rozwoju oraz audytów, czy po prostu składowania i ochrony
System SEP umożliwia ewidencję czynności wykonywanych przez pracowników, w tym pracowników zdalnych, co jest szczególnie ważne w dobie rosnącej popularności pracy zdalnej. System ewidencji pracy zdalnej pozwala na monitorowanie czasu pracy i efektywności pracowników, co ułatwia zarządzanie zespołem i rozliczanie zadań. Dodatkowo, system ewidencji zadań projektowych jest narzędziem, które wspiera kierowników projektów w planowaniu i rozdzielaniu obowiązków w sposób systematyczny i przejrzysty.
System SEP oferuje zaawansowane funkcje, takie jak system ewidencji obecności zdalnej, który umożliwia dokładne śledzenie obecności pracowników pracujących zdalnie. Dzięki temu firmy mogą zapewnić zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy oraz optymalizować koszty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Dostęp do ewidencji IP BOX pozwala na skorzystanie z preferencyjnego opodatkowania CIT i PIT dla prac kwalifikowanych, co jest możliwe dzięki programowi do rozliczenia IP BOX. System wspiera również ocenę pracochłonności realizowanych zadań, co jest kluczowe przy kalkulacji kosztów uzyskania przychodu. Prace kwalifikowane mogą być zaliczane w koszty, co pozwala firmom na znaczne oszczędności podatkowe.
Preferencyjna ulga podatkowa dla IP Box stosowana jest w sytuacji, kiedy IP Box jako kwalifikowane prawo własności intelektualnej spełnia jeden z trzech następujących warunków:
- zostało wytworzone, rozwinięte lub ulepszone w ramach prowadzonej przez podatnika działalności badawczo-rozwojowej,
- należy do jednej z kategorii wymienionych w katalogu w art. 24d ust. 2 ustawy o CIT (odpowiednio art. 30ca ust. 2 ustawy o PIT),
- podlega ochronie prawnej na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub ratyfikowanych umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, oraz innych umów międzynarodowych, których stroną jest Unia Europejska
Dzięki zastosowaniu zasad przysługującym ulgom IP Box, spółki (bądź osoby fizyczne) mogą skorzystać z obniżonej stawki podatku dochodowego (dotyczy odpowiednio CIT i PIT) uzyskane w ramach sprzedaży licencji np.: autorskiego programu komputerowego. Na przykład dla CIT, w ramach IP Box, może to być 5-procentowa stawka podatkowa zamiast 19-procentowej.
*Co do szczegółowych uwarunkowań uzyskania odpowiednich ulg, odsyłamy do odpowiednich ustaw i rozporządzeń związanych z nimi.
Realizacja prac kwalifikowanych jako IP Box może zagwarantować istotnie zmniejszoną formę opodatkowania, ale jednym z niezbędnych warunków do skorzystania z ulg podatkowych wynikających z IP Box jest właściwy, przejrzysty i poprawny wykaz prowadzonych tego rodzaju prac.
Softman widząc potrzebę stworzenia narzędzia do ewidencjonowania różnego rodzaju prac oraz czynności wykonywanych przez pracowników, stworzył Informatyczny System Ewidencji Pracy (SEP). System ten umożliwia opisywanie wszystkich prac w oparciu o predefiniowane zestawy trójpoziomowych słowników (oryginalnie opracowanych dla prac związanych z przedsięwzięciami IT, jednakże możliwe jest zdefiniowanie dowolnych słowników czynności dla innych dziedzin gospodarki).
System SEP ewidencjonuje wszystkie prace (twórcze i nietwórcze) – może przechowywać informacje o pracach podstawowych niebędących podstawą do klasyfikowania ich jako chronione prawem o własności intelektualnej, jak również i te, które taką klasyfikację posiadają.
Każdą czynność można zakwalifikować do określonego pojęcia słownikowego i uzupełnić o dwa istotne elementy opisu charakteryzujące prace kwalifikowane dla IP Box, tzn. czas poświęcony na jej wykonanie i samo dzieło. Dzieło będzie udokumentowaniem pracy posiadającej prawa własności intelektualnej, czyli tej, które daje prawo do stosowania preferencyjnej stawki podatku. Fizycznie samo dzieło, w postaci pliku w określonym formacie, stanowić musi załącznik do opisywanej czynności.
Dziełem dla branży IT może być zarówno dokument analizy informatyzowanego procesu, jak i oprogramowanie realizujące jego określoną funkcjonalność itp. Podobnie będzie w innych dziedzinach gospodarki – jak architektura, budownictwo, wzornictwo przemysłowe, gdzie projekty, wzory czy patenty są pracami kwalifikowanymi, jako chronionymi prawem o własności intelektualnej.
Co szczególnie ważne dla wszystkich branż – zarejestrowane czynności mogą być sumowane (miesięcznie, rocznie itp.), filtrowane, a po przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, zaliczane w koszty danego projektu i IP Box’a. Podobnie można postąpić naliczając pracownikom tzw. Koszty Uzyskania Przychodu (KUP50%), które wyliczane są podobnie jak IP Box na postawie danych rejestrowanych w SEP’ie.
Tworzone przez pracowników udokumentowane dzieła stanowią podstawę do zastosowania ulgi z tytułu KUP na poziomie 50%, co istotnie może wpłynąć na ich uposażenie miesięczne netto.
Krok po kroku praca z systemem do ewidencji IP Box i KUP50%
(Przy założeniu, że wstępnie zdefiniowane zostały w nim wszystkie niezbędne słowniki, kategorie użytkowników itp., itd.):
- Logowanie – Każdy pracownik ma swój login i hasło oraz spersonalizowaną wersję ekranu Systemu Ewidencji Pracy (SEP). W zależności od nadanych uprawnień ten sam system dla wielu użytkowników może mieć różne funkcje – osoba administrująca systemem może je nadawać, zmieniać, bądź ograniczać, w zależności od potrzeb prowadzonej działalności.
- Podpisanie listy obecności lub zgłoszenie urlopu. Wszystkie drobne prace administracyjno-kadrowe od tej pory mogą być wykonywane, zgłaszane oraz zatwierdzane w jednym programie, co ułatwia pracę oraz np. szybkie zidentyfikowanie nieobecności danego pracownika i wiele innych.
- Rejestracja każdej kolejnej czynności wykonywanej danego dnia pracy (regulamin pracy ustala, które czynności podlegają ewidencji oraz rozliczeniom). Ta część programu to w rzeczywistości ewidencja czynności składających się na IP Box, wraz z jej czasochłonnością. Ilość pól i ich nazewnictwo jest w pełni konfigurowalne i powinno spełniać wymagania programu do ewidencji IP Box, jeśli ma temu celowi służyć.
- Zakończenie czynności z automatycznym przekierowaniem do weryfikacji przez kierownika. Każda czynność może być poddana takiej weryfikacji, natomiast co istotne – czynności twórcze muszą być zakończone załącznikiem zawierającym „dzieło”. Czynności „nietwórcze” tego nie wymagają. Weryfikacja prac może być kilkustopniowa, w zależności od oczekiwań użytkownika.
- Sprawdzenie, czy wprowadzone czynności zostały pozytywnie zatwierdzone przez kierownika bądź czy jest do nich zgłoszony komentarz.
- Ponadto, istnieje możliwość zgłoszenia urlopu, zamieszczenia ogłoszenia na tablicy, wygenerowania raportu, sprawdzenia udziału w projekcie i wiele innych.
- Kierownik weryfikuje czynności swoich pracowników, mając tym sposobem na bieżąco wgląd w postęp prac w danym projekcie.
- Prace zatwierdzające kierownika weryfikuje ostatecznie Copyright Supervisor (CoS) przekazujący określone dane zarówno do systemu kadrowo-płacowego, jak i finansowo-księgowego.
- Każda z osób uprawnionych ma dostęp do różnorodnych raportów, których definicję można personalizować, gdyż system został wyposażony we wbudowany prosty generator raportów typu BI.